एक्सेलमा काम गर्दा, केहि तालिकाहरू एक प्रभावशाली आकारमा पुग्छ। यसले तथ्यलाई सर्छ कि दस्तावेजको आकार बढाउँछ, कहिलेकाहीँ पनि एक दर्जन मेगाबाईट्स वा बढी पुग्छ। एक्सेलका कार्यपुस्तिकाको वजनमा वृद्धिले मात्र हार्ड डिस्कमा ठाउँको मात्रामा वृद्धि गर्न नसक्दछ, तर, अधिक महत्त्वपूर्ण रूपमा, यसमा विभिन्न कार्यहरू र प्रक्रियाहरूको कार्यान्वयनको गतिमा ढिलो हुन। सरल रूपमा राख्नुहोस्, जब तपाइँ यस्तो कागजातको साथ काम गर्नुहुन्छ, एक्सेल ढिलो गर्न सुरु हुन्छ। यसैले, अनुकूलन गर्ने र त्यस्ता पुस्तकहरूको साइज घटाउने मुद्दा तत्काल हुन्छ। आउनुहोस् कि तपाईं Excel मा फाइल साइज कसरी कम गर्न सक्नुहुन्छ।
पुस्तकको आकार घटाउनको लागि प्रक्रिया
विस्तृत फाइल अनुकूलन गर्नुहोस् एकचोटि धेरै दिशामा हुनुपर्दछ। धेरै प्रयोगकर्ताहरूले अनुमान लगाउँदैनन्, तर अक्सर एक्सेल कार्यपुस्तिकामा धेरै अनावश्यक सूचनाहरू छन्। जब एक फाइल सानो छ, कसैले यसलाई कुनै विशेष ध्यान दिदैन, तर यदि दस्तावेज जटिल हुन्छ, तपाईले यसलाई सबै सम्भावक मापदण्डहरूसँग अनुकूलन गर्न आवश्यक छ।
विधि 1: कार्य दायरा घटाउनुहोस्
कार्य दायरा क्षेत्र हो जहाँ एक्सेल कार्यहरू सम्झन्छ। एक कागजात पुन: प्राप्ति गर्दा, प्रोग्रामको सबै कक्षहरू पुन: गणना गर्दछ। तर यो सँधै दायरासँग मेल खाँदैन जुन प्रयोगकर्ता वास्तवमा काम गर्दछ। उदाहरणका लागि, टेबल तल टाढा स्थान खाली गर्न काम गर्ने दायराको आकार विस्तार गर्दछ जहाँ यो ठाउँ अवस्थित छ। यसले फर्काउँछ कि जब पुन: गणना गरिन्छ, एक्सेलले हरेक पटक खाली कक्षहरूको गुच्छा प्रक्रिया गर्नेछ। आउनुहोस् कि तपाईं यो समस्या कसरी निर्दिष्ट तालिकाको उदाहरणद्वारा समाधान गर्न सक्नुहुन्छ।
- पहिलो, अनुकूलन गर्नु अघि यसको वजनमा एक नज़र राख्नुहोस्, तुलना गर्न यो प्रक्रिया पछि के हुनेछ। यो ट्याबमा सार्दा गरेर गर्न सकिन्छ "फाइल"। सेक्शनमा जानुहोस् "विवरणहरू"। खोलिएको सञ्झ्यालको दायाँ भागमा किताबको मुख्य गुणहरू संकेत गरिएका छन्। गुणहरूको पहिलो वस्तु कागजातको साइज हो। तपाईले देख्न सक्नुहुनेछ, हाम्रो अवस्थामा यो 56.5 किलोबाइट हुन्छ।
- सबैभन्दा पहिला, तपाईंले पानाको वास्तविक काम गर्ने क्षेत्रले प्रयोगकर्तालाई साँच्चै चाहिन्छ भनेर फरक फरक पार्दछ। यो गर्न सजिलो छ। हामी तालिकाको कुनै पनि सेलमा र कुञ्जी संयोजन टाइप गर्छौं Ctrl + End। एक्सेल तुरुन्तै अन्तिम कक्षमा जान्छ, जुन प्रोग्रामले कार्यक्षेत्रको अन्तिम तत्त्वको रुपमा बुझाउँछ। यसैले, हाम्रो विशेष मामलामा, यो 913383 लाइन हो। यसका लागि तालिकामा वास्तवमा केवल पहिलो छ रेखाहरू बस्दछ, यो उल्लेख गरिएको छ कि 1 9 337777 लाइनहरू, वास्तवमा, बेकार लोड हो, जुन न केवल फाइल आकार बढ्छ, तर यसको कारण कुनै पनि कार्य प्रदर्शन गर्दा कार्यक्रमको सम्पूर्ण दायराको निरन्तर पुन: गणना, कागजातमा काममा ढिलो हुन्छ।
निस्सन्देह, वास्तविकतामा, वास्तविक कार्य दायरा र एक एक्सेल बीचको यस्तो ठूलो अंतरले यसको लागि लिन्छ एकदम दुर्लभ छ, र हामीले स्पष्टीकरणको लागि यस्तो धेरै ठूलो लाइनहरू लिनुभयो। यद्यपि, कहिलेकाहीँ त्यहाँ पनि त्यस्ता समस्याहरू छन् जब पानाको सम्पूर्ण क्षेत्र काम क्षेत्रलाई मानिन्छ।
- यो समस्या समाधान गर्न, तपाईंले पहिलो खालीबाट र पानाको धेरै अन्त्यमा सबै लाइनहरू मेटाउन आवश्यक छ। यो गर्नका लागि, पहिलो कक्ष चयन गर्नुहोस्, जो तुरुन्तै टेबल तल स्थित छ, र कुञ्जी संयोजन टाइप गर्नुहोस् Ctrl + Shift + तल तीर.
- तपाईँले देख्न सक्नुहुन्छ, पछि, पहिलो स्तम्भका सबै तत्वहरू चयन गरिएको सेलबाट र तालिकाको अन्त्यमा चयन गरिएको थियो। त्यसपछि दायाँ माउस बटनसँग सामग्रीमा क्लिक गर्नुहोस्। खुल्ला सन्दर्भ मेनुमा, वस्तु चयन गर्नुहोस् "मेट्नुहोस्".
धेरै प्रयोगकर्ताहरूले बटन क्लिक गरेर मेट्ने प्रयास गर्ने। मेटाउनुहोस् कुञ्जीपाटीमा, तर यो सही छैन। यो कार्यले कक्षहरूको सामग्रीहरू खाली गर्छ, तर तिनीहरूलाई आफैले मेटाउँदैन। त्यसैले, हाम्रो अवस्थामा यो मद्दत हुनेछैन।
- हामीले वस्तु छान्नु भएपछि "मेट्नुहोस् ..." सन्दर्भ मेनुमा, एउटा सानो सेल हटाउने विन्डो खोल्छ। हामी यसलाई स्विचमा स्थितिमा राख्थ्यौं "स्ट्रिङ" र बटनमा क्लिक गर्नुहोस् "ठीक".
- चयन गरिएको दायराका सबै रेखाहरू मेटिने छन्। विन्डोको माथिल्लो बायाँ कुनामा डिस्केट आइकनमा क्लिक गरेर पुस्तक पुन: रिच गर्न निश्चित हुनुहोस्।
- अब आउनुहोस् यसले यसले हामीलाई कसरी मद्दत गर्यो। तालिकामा कुनै कक्ष चयन गर्नुहोस् र शर्टकट टाइप गर्नुहोस् Ctrl + End। तपाईले देख्न सक्नुहुनेछ, एक्सेलले तालिकाको अन्तिम कक्ष चयन गर्यो, जसको अर्थ यो अब पानाको कार्यक्षेत्रको अन्तिम तत्त्व हो।
- अब हामी खण्डमा सारौं "विवरणहरू" ट्याबहरू "फाइल"पत्ता लगाउन हाम्रो दस्तावेज को कितना वजन कम भएको छ। तपाईले देख्न सक्नुहुनेछ, अहिले 32.5 केबीई छ। अनुकूलन प्रक्रिया अघि यो सम्झनुहोस्, यसको आकार 56.5 केबी थियो। यसरी, यो 1.7 पटक भन्दा कम भयो। तर यस अवस्थामा, मुख्य उपलब्धि फाइल फाइलको वजनमा कमी पनि होइन, तर यो तथ्य अहिलेको कार्यक्रममा लगभग अप्रयुक्त दायराको पुन: प्राप्ति गर्नबाट छुट्याइएको छ, जसले कागजातलाई प्रशोधन गर्न गति बढाउन मद्दत गर्नेछ।
यदि पुस्तकले तपाईसँग काम गर्ने धेरै पानाहरू समावेश गर्दछ भने, तपाइँसँग प्रत्येकसँग त्यहि प्रक्रिया लिनु पर्दछ। यसले कागजातको साइजलाई कम गर्नेछ।
विधि 2: अनावश्यक स्वरूपण हटाउनुहोस्
एक अन्य महत्वपूर्ण कारक जसले एक्सेल दस्तावेजलाई भारी बनाउँछ अनावश्यक ढाँचा। यसमा विभिन्न प्रकारको फन्टहरू, सिमानाहरू, नम्बर ढाँचाहरू प्रयोग गर्न सक्दछ, तर सबैले यो फरक रंगहरूसँग सेलहरूको भर्ना गर्नुपर्दछ। त्यसैले तपाईंले फाइल ढाँचा गर्नु अघि, तपाईंलाई दुई पटक सोच्नु पर्दछ, र के यो यसको लागि यसको लायक छ, वा यो प्रक्रिया बिना, तपाइँ सजिलै गर्न सक्नुहुन्छ।
यो विशेष गरी किताबहरु को एक ठूलो मात्रा मा सही छ, जो आफैसँग पहिले देखि नै एकदम साइज छ। पुस्तकमा ढाँचा थप्दै यसको वजन अझ धेरै पटक बढ्न सक्छ। यसैले, दस्तावेज र फाइल आकारमा प्रस्तुत जानकारी को दृश्यता को बीच "सुनहरा मतलब" को चयन गर्न को लागि आवश्यक छ, केवल स्वरूपण को लागी केवल वास्तव मा आवश्यक हो।
स्वरूपण, भारोत्तोलन सम्बन्धी अर्को कारक भनेको हो कि केही प्रयोगकर्ताहरूले "मार्जिन" सँग कक्षहरू ढाँचा गर्न चाहन्छन्। त्यो हो, तिनीहरू केवल तालिका मात्र होइन, तर यसको अन्तमा दायरा पनि, कहिलेकाहीँ पानाको अन्त्यसम्म, आशाको साथमा जब नयाँ पङ्क्तिहरू तालिकामा थपिन्छन्, यो प्रत्येक पटक फेरि ढाँचा आवश्यक पर्दैन।
तर यो नयाँ ठेगानाहरू थपिने छैन भनेर थाहा छैन र कतिजना थपिने छन्, र यस्तो प्रारम्भिक ढाँचाको साथ तपाईंले फाइललाई अझै पनि बनाउनुहुनेछ, जुन यस दस्तावेजको साथ कामको गतिमा नकारात्मक असर पर्नेछ। त्यसकारण, यदि तपाईंले टेबलमा समावेश गरिएका कक्षहरू खाली गर्न ढाँचा लागू गर्नुभयो भने, तपाइँ निश्चित रूपमा यसलाई हटाउनु पर्छ।
- सबैभन्दा पहिला, तपाईंलाई सबै कक्षहरू चयन गर्न आवश्यक छ जुन डाटासँग दायराको तल स्थित छ। यो गर्न, ठाडो समन्वयन प्यानलमा पहिलो खाली रेखाको संख्यामा क्लिक गर्नुहोस्। सम्पूर्ण रेखा हाइलाइट गरिएको छ। त्यस पछि हामीले हट कुञ्जी संयोजन जुन हामीले पहिल्यै जान्दछौं। Ctrl + Shift + तल तीर.
- त्यस पछि, पङ्क्तिको सम्पूर्ण दायरा डेटा भरिएको तालिकाको भागमा तल हाइलाइट गरिएको छ। ट्याबमा हुदैछ "गृह" प्रतिमामा क्लिक गर्नुहोस् "खाली"जो उपकरण को ब्लक मा टेप मा स्थित छ सम्पादन गर्दै। एउटा सानो मेनु खोल्छ। यसमा एउटा स्थान छनौट गर्नुहोस् "खाली ढाँचाहरू".
- यो कार्य चयन गरिएको दायराको सबै कक्षहरूमा, ढाँचा हटाइने छ।
- त्यसै गरी, तपाईं तालिकामा अनावश्यक ढाँचा हटाउन सक्नुहुनेछ। यो गर्नका लागि, हामी व्यक्तिगत कक्ष वा दायरा चयन गर्दछौं जसमा हामी कम से कम उपयोगी रूपमा ढाँचामा विचार गर्दछौं, बटनमा क्लिक गर्नुहोस्। "खाली" ट्याप र सूचीबाट, वस्तु चयन गर्नुहोस् "खाली ढाँचाहरू".
- तपाईँले देख्न सक्नुहुन्छ, तालिकाको चयन गरिएको दायरामा ढाँचा पूर्ण रूपमा हटाइएको छ।
- त्यस पछि, हामी यो दायरामा फर्काउँछौं केहि ढाँचा तत्वहरू जुन हामीले उचित मान्दछौं: सीमाना, संख्यात्मक ढाँचाहरू, आदि।
उपरोक्त चरणहरूले एक्सेल कार्यपुस्तिकाको आकार कम गर्न र यस कार्यमा गति बढाउन मद्दत गर्नेछ। तर यो राम्रो प्रारम्भिक हो कि प्रारम्भिक स्वरूप को उपयोग गर्न को लागि जहां यो वास्तव मा उपयुक्त छ र जरूरी छ, दस्तावेज को अनुकूलन मा समय खर्च गर्न को लागी।
पाठ: एक्सेल तालिकाहरू ढाँचा
विधि 3: लिंक मेटाउनुहोस्
केही कागजातहरूमा, एउटा धेरै ठूलो लिङ्कहरू, जहाँ मूल्यहरू खींचिरहेका हुन्छन्। यसले पनि उनीहरूको कामको गतिलाई गम्भीर रूपमा सुस्त पार्न सक्छ। अन्य पुस्तकहरूमा बाह्य लिङ्कहरूले यस शोलाई प्रभावकारी रूपले दृढतापूर्वक प्रभाव पार्छ, यद्यपि आन्तरिक लिङ्कहरूमा गतिमा नकारात्मक असर पर्दछ। यदि स्रोतबाट लिङ्क जानकारी लेन्छ भने स्रोत निरन्तर रूपमा अपडेट हुँदैन, जुन यो सामान्य मानहरूको साथमा कक्षहरूमा सन्दर्भ ठेगानाहरू प्रतिस्थापन गर्न असम्भव हुन्छ। यसले कागजातको साथ कामको गति बढाउन सक्छ। तपाईं देख्न सक्नुहुन्छ कि लिङ्क वा मूल्य एक विशेष कक्षमा छ; तपाईं तत्व चयन गरे पछि सूत्र पट्टीमा गर्न सक्नुहुनेछ।
- लिङ्क समावेश गर्ने क्षेत्रमा चयन गर्नुहोस्। ट्याबमा हुदैछ "गृह"बटनमा क्लिक गर्नुहोस् "प्रतिलिपि" जुन सेटिङ समूहमा रिबनमा स्थित छ "क्लिपबोर्ड".
वैकल्पिक रूपमा, दायरा चयन गरेपछि, तपाईं हट कुञ्जीहरूको संयोजन प्रयोग गर्न सक्नुहुनेछ। Ctrl + C.
- हामीले डेटा प्रतिलिपि गरिसकेपछि, क्षेत्रबाट चयन हटाउनुहुन्न, तर दाँया माउस बटनमा क्लिक गर्नुहोस्। सन्दर्भ मेनु सुरु भएको छ। यो ब्लकमा "प्रविष्टि विकल्पहरू" प्रतिमामा क्लिक गर्न आवश्यक छ "मानहरू"। यो देखाइएको आंकडाहरूसँग चित्र चित्र जस्तो देखिन्छ।
- त्यस पछि, चयन गरिएको क्षेत्रमा सबै लिङ्कहरू सांख्यिकीय मानहरूसँग प्रतिस्थापित गरिनेछ।
तर यो सम्झना हुनुपर्छ कि एक एक्सेल कार्यपुस्तिका को अनुकूलन गर्ने यो विकल्प सधैँ स्वीकार्य छैन। यो मात्र प्रयोग गर्न सकिन्छ जब मूल स्रोतको डेटा गतिशील छैन, त्यो हो, तिनीहरू समय संग परिवर्तन गर्दैनन्।
विधि 4: ढाँचा परिवर्तन
फाइल आकार को कम गर्न को लागी एक अन्य तरिका यसको ढाँचा बदलन को लागी छ। यो विधिले अरूलाई किताबलाई कम्प्रेस गर्न सम्भवतः मद्दत गर्दछ, यद्यपि उपरोक्त विकल्पहरू पनि संयोजनमा प्रयोग गर्न आवश्यक छ।
एक्सेलमा, त्यहाँ धेरै "मूल" फाइल ढाँचाहरू छन् - xls, xlsx, xlsm, xlsb। एक्सेल 2003 र पहिलेको कार्यक्रमको संस्करणका लागि xls ढाँचा आधार एक्सटेन्सन थियो। यो पहिल्यै पुरानो छ, तर, तथापि, धेरै प्रयोगकर्ताहरू अझै पनि लागू गर्न जारी राख्छन्। यसबाहेक, त्यहाँका समस्याहरू छन् जब तपाईले पुरानो फाईलहरूसँग काम गर्न जान्छ जुन धेरै वर्ष पहिले आधुनिक ढाँचाको कमीको समयमा पनि सिर्जना गरिएको थियो। यस तथ्यलाई उल्लेख गर्न नगर्ने धेरै तेस्रो-पक्ष प्रोग्रामहरू जुन एक्सेल कागजातहरूको पछिल्ला संस्करणहरू कसरी संकुचित गर्दैन भनेर यो एक्सटेन्सनका साथ पुस्तकहरूसँग काम गर्दैनन्।
यो ध्यान दिइन्छ कि xls एक्सटेन्सनको साथमा यसको xlsx ढाँचाको आधुनिक एनालॉग भन्दा ठूलो आकार हो, जुन एक्सेल हालको मुख्यको रूपमा प्रयोग गर्दछ। सबै भन्दा पहिले, यो तथ्य हो कि xlsx फाइलहरू, वास्तवमा, संकुचित अभिलेखहरू हुन्। त्यसैले, यदि तपाइँ xls एक्सटेन्सन प्रयोग गर्नुहुन्छ भने, तर पुस्तकको वजन घटाउन चाहानुहुन्छ, त्यसपछि यो xlsx ढाँचामा यसलाई पुन: बचत गरेर मात्र गर्न सकिन्छ।
- कागजातलाई xls ढाँचाबाट xlsx ढाँचामा रूपान्तरण गर्न, ट्याबमा जानुहोस् "फाइल".
- विन्डो खोलिएको छ, तुरुन्तै खण्डमा ध्यान दिनुहोस् "विवरणहरू"जहाँ यो संकेत दिएको छ कि वर्तमान मा कागजात को वजन 40 Kb छ। अर्को, नाममा क्लिक गर्नुहोस् "को रूपमा बचत गर्नुहोस् ...".
- बचत सञ्झ्याल खुल्छ। यदि तपाईं चाहानुहुन्छ भने, तपाईं यसलाई नयाँ डाइरेक्टरीमा जान सक्नुहुन्छ, तर धेरै प्रयोगकर्ताहरूका लागि स्रोतको रूपमा एक समान स्थानमा नयाँ कागजात भण्डार गर्न यो अधिक सजिलो छ। पुस्तकको नाम, यदि चाहियो, "फाइल नाम" फिल्डमा परिवर्तन गर्न सकिन्छ, हुनसक्छ आवश्यक छैन। यो प्रक्रियामा सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण क्षेत्र मा राख्नु हो "फाइल प्रकार" अर्थ "एक्सेल कार्यपुस्तिका (.xlsx)"। त्यस पछि, तपाईं बटन थिच्न सक्नुहुन्छ "ठीक" विन्डोको तल्लोमा।
- बचत गरिसकेपछि, खण्डमा जानुहोस् "विवरणहरू" ट्याबहरू "फाइल", कति वजन कम छ हेर्नको लागि। तपाईले देख्न सक्नु भएको छ, अब रूपांतरण प्रक्रिया अघि 13.5 केबी केबीई 40 KB को बिरुद्ध छ। यही छ, आधुनिक ढाँचामा मात्र एक संरक्षणले हामीलाई किताबको लगभग तीन पटक कम्प्रेस गर्न अनुमति दिएको छ।
यसको अतिरिक्त, एक्सेलमा अर्को आधुनिक xlsb ढाँचा वा बाइनरी पुस्तक हो। यसमा, दस्तावेज बाइनरी इन्कोडिङमा भण्डारण गरिएको छ। यी फाइलहरू पनि xlsx पुस्तकहरू भन्दा कम हुन्छ। यसको अतिरिक्त, तिनीहरूले लिखित भाषा भनेको एक्सेल सम्मको नजिक हो। यसकारण, यसले कुनैपनि अन्य एक्सटेन्सनको तुलनामा तीव्र पुस्तकहरूसँग काम गर्दछ। एकै समयमा, कार्यक्षमताको सन्दर्भमा निर्दिष्ट ढाँचाको पुस्तक र विभिन्न उपकरणहरू (ढाँचा, प्रकार्य, ग्राफिक्स, आदि) प्रयोग गर्ने सम्भावना xlsx ढाँचामा कम छैन र xls ढाँचाभन्दा बढी छ।
किन xlsb एक्सेलमा डिफल्ट ढाँचा भएन मुख्य कारण यो हो कि तेस्रो-पक्ष प्रोग्रामहरू यसको साथमा मात्र काम गर्दछ। उदाहरणका लागि, यदि तपाईंलाई एक्सेलबाट 1C कार्यक्रमबाट जानकारी निर्यात गर्न आवश्यक छ, यो xlsx वा xls कागजातहरूसँग गर्न सकिन्छ, तर xlsb सँग होइन। तर, यदि तपाइँ कुनै पनि तृतीय-पक्ष कार्यक्रममा डेटा स्थानान्तरण गर्ने योजना छैन भने, तपाइँ कागजातलाई सुरक्षित रूपमा xlsb ढाँचामा बचत गर्न सक्नुहुनेछ। यसले तपाईंलाई कागजातको आकार घटाउन र कामको गति बढाउन अनुमति दिन्छ।
Xlsb एक्सटेन्सनमा फाईल बचत गर्नका लागि प्रक्रियाले हामीले जस्तै xlsx एक्सटेन्सनको लागि समान छ। ट्याबमा "फाइल" वस्तुमा क्लिक गर्नुहोस् "को रूपमा बचत गर्नुहोस् ..."। क्षेत्रमा खोलिएको बचत सन्झ्यालमा "फाइल प्रकार" एक विकल्प छनौट गर्न आवश्यक छ "एक्सेल बाइनरी कार्यपुस्तिका (* .xlsb)"। त्यसपछि बटनमा क्लिक गर्नुहोस्। "बचत गर्नुहोस्".
हामी सेक्शनमा कागजातको वजनलाई हेरौं। "विवरणहरू"। तपाईं देख्न सक्नुहुन्छ, यो पनि कम भएको छ र अब केवल 11.6 केबी।
संक्षेप गर्दै, हामी भन्न सक्छौं कि यदि तपाईं एक ढाँचामा फाईलसँग काम गर्दै हुनुहुन्छ, यसको साइज घटाउन सबै भन्दा प्रभावकारी तरिका आधुनिक xlsx वा xlsb ढाँचामा पुन: बचत गर्न हो। यदि तपाइँ पहिले नै यी फाईल एक्सटेन्सन प्रयोग गर्दै हुनुहुन्छ भने, त्यसो भए तपाईको वजन कम गर्न, तपाइँले कार्यक्षेत्रलाई सही कन्फिगर गर्नुपर्दछ, अनावश्यक ढाँचा र अनावश्यक लिङ्कहरू हटाउनुपर्दछ। यदि तपाईं जटिलमा यी सबै कार्यहरू प्रदर्शन गर्नुहुन्छ भने सबैभन्दा ठूलो फिर्ती पाउनुहुनेछ, र आफैलाई केवल एक विकल्पमा सीमित नगर्नुहोस्।
